Как ни странно, споры о вреде и пользе KPI не утихают. Это связано с тем, что в методологии показателей эффективности существует несколько подходов. Но зачастую руководители и менеджеры не придают должного значения этому процессу.

В каких случаях не стоит пренебрегать постановкой KPI для сотрудников и какие негативные последствия это может принести бизнесу, рассказала Ирина Лялина, эксперт-практик Moscow Business School в области диагностики, обучения, оценки, развития, эффективности персонала.

Зачем внедрять систему KPI

KPI для сотрудников – это мотиватор, если они не «придуманы» руководством, а экономически обоснованы. Однако, практика внедрения часто говорит об обратном: «завышенные» KPI снижают реальные заработки, так как они экономически или физически недостижимы. Однако это не вина KPI, а скрытое сокращение фонда оплаты труда или политика штрафов работодателя. Сама система позволяет мотивировать персонал, оптимизировать показатели постановки задач, объективно оценивать сотрудников и поощрять тех, кто приложил больше усилий.

Однако, по словам Лялиной, определение результативности бизнеса через показатели возможно, если они измеримы, имеют автоматизированные и объективные каналы получения данных и целевой ориентир. Если не все эти параметры реализуются в управленческом учете, то вряд ли KPI будут способствовать повышению эффективности. Не стоит забывать, что эти критерии необходимо пересматривать в зависимости от ситуации на рынке труда.

Внедрение системы оценки труда сотрудников целесообразно в продажах, маркетинге, на производстве, когда результат можно легко и понятно оцифровать. В таких сферах количественные показатели только подстегнут сотрудников к перевыполнению плана.

В малом бизнесе сложные KPI скорее мешают, поскольку руководитель может контролировать успешность сотрудников в «ручном» режиме. Также не стоит вводить KPI в моно-бизнесах, связанных с творческой или интеллектуальной деятельностью, так как для людей в данных отраслях в первую очередь важны комфортные условия труда.

Если бизнес крупный, ориентирован на реализацию, продажи, выпуск продукции, выработку сырья – достаточно 5-6 KPI, которые стимулируют производство или сбыт.

Какие преимущества и недостатки связаны с введением KPI?

Руководителям важно понимать, что KPI – это не автономная технология, а часть управления целями, поэтому нельзя рассматривать ее плюсы и минусы в отрыве от стратегии компании. Однако выделить общие преимущества и недостатки все же можно. Неоценимым плюсом введения KPI является мотивация сотрудников к достижению целей и, как следствие, повышение производительности. Более опытным руководителям, которые уже сталкивались с такой практикой будет проще распределять задачи между новичками, планирующими остаться в компании надолго. Дополнительно, внедрение данной системы помогает определить сильные и слабые стороны тех, кто только устраивается на новом месте работы – это даст им толчок для развития и обучения в дальнейшем.

Однако, недостатки введения системы контроля за выполненной работой сотрудников могут перевесить ее достоинства. В первую очередь, руководство может фокусироваться на количественных показателях, игнорируя качественные аспекты работы. Во-вторых, установка высоких KPI и придание им чрезмерной важности может отразиться на обстановке в коллективе, спровоцировав неоправданно высокую конкуренцию. И наконец, неправильно поставленные KPI могут существенно сказаться на экономической эффективности компании в целом.

Как разработать KPI

В первую очередь необходимо определить ключевые метрики – оптимальное количество 5-6. В них могут входить: факторы активности, результат (рост продаж), фактор проекта и цели. Затем нужно поставить цель согласно методике SMART, то есть она должна быть конкретной, измеримой, достижимой, важной и укладываться в определенные сроки. Следующий пункт – фиксация того, откуда исходят данные. Далее необходимо назначить ответственных за корректный сбор данных и отслеживание намеченных шагов к цели. После этого важно донести KPI до сотрудников, объяснить все критерии оценки работы в формате открытого диалога. В конечном счете руководство должно обозначить конкретные сроки отчетности по проделанной работе, чтобы в случае чего вовремя скорректировать курс и добиться поставленной цели.

Независимо от того, какие изменения вы планируете внести, необходимо провести тщательный анализ текущих бизнес-процессов компании. В первую очередь, учтите особенности бизнеса и сотрудников, для которых новая система оценки работы может оказаться демотивацией. Изучите и протестируйте различные методы оценки и постарайтесь предусмотреть возможные риски в процессе их реализации.